Một tin nhắn xác nhận đặt phòng homestay đủ dùng cần tám dòng: tên và số liên lạc người đặt, ngày nhận và ngày trả, phòng cụ thể, số người, tổng tiền và những gì đã gồm, số tiền cọc đã chuyển, điều kiện huỷ hoặc đổi ngày, giờ nhận và trả phòng. Có tám dòng đó và một câu "đúng rồi" từ chủ nhà, bạn đã có một bản thoả thuận đơn giản mà hai bên cùng đọc được.
Với homestay nhỏ ở vùng hồ Tà Đùng, gần như không ai ký hợp đồng thuê phòng cho kỳ nghỉ một hai đêm. Tin nhắn chính là thoả thuận. Bài này đưa ra mẫu tin nhắn, giải thích vì sao mỗi dòng cần có, ai nên là người viết, và làm gì khi chủ nhà trả lời khác với điều bạn nghĩ đã thống nhất.
Vì sao tin nhắn xác nhận quan trọng hơn bạn nghĩ
Phần lớn chuyện không vui ở homestay không đến từ lừa đảo mà từ hiểu lầm. Khách nghĩ giá đã gồm bữa sáng, chủ nhà nghĩ là chưa. Khách nhớ là phòng nhìn hồ, chủ nhà nhớ là khách chỉ hỏi phòng còn trống. Khách nghĩ báo huỷ trước hai ngày là được hoàn cọc, chủ nhà nghĩ cọc là để giữ chỗ, không hoàn. Mỗi bên đều thật lòng tin mình đúng, vì mỗi người nhớ một phần của cuộc gọi.
Tin nhắn xác nhận cắt đứt kiểu tranh cãi đó. Khi mọi điều quan trọng nằm trên một màn hình, có ngày giờ gửi, có câu đồng ý của bên kia, không ai phải dựa vào trí nhớ. Nếu có bất đồng, hai bên cùng mở lại tin nhắn và nói chuyện trên đó.
Về mặt pháp lý, thoả thuận bằng tin nhắn điện tử cũng là một hình thức giao dịch được thừa nhận; Bộ luật Dân sự 2015 cho phép giao dịch dân sự thể hiện bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể, và thông điệp dữ liệu điện tử được coi như văn bản. Bạn không cần đi xa đến chuyện kiện tụng; chỉ cần biết rằng tin nhắn rõ ràng là căn cứ có giá trị, và nên viết cho rõ.
Tám dòng của một tin nhắn xác nhận
Bảng dưới liệt kê từng dòng, viết gì, và ví dụ cách ghi. Phần ví dụ là giả định, chỉ để minh hoạ cách viết:
| Dòng | Ghi gì | Ví dụ cách ghi (giả định) |
|---|---|---|
| 1. Người đặt | Họ tên, số liên lạc của người sẽ đến ở | Chị Lan, người đến ở là chị Lan và chồng |
| 2. Ngày ở | Ngày nhận, ngày trả, kèm thứ, số đêm | Nhận chiều thứ Bảy, trả trưa Chủ nhật, một đêm |
| 3. Phòng | Tên phòng, vị trí, view | Phòng gỗ dãy trên, ban công nhìn hồ |
| 4. Số người | Người lớn, trẻ em, tuổi trẻ em, nệm thêm | Hai người lớn, một bé năm tuổi ngủ chung giường |
| 5. Tiền | Tổng tiền và những gì đã gồm, khoản tính riêng | Đã gồm bữa sáng cho hai người, bữa tối đặt riêng |
| 6. Cọc | Số đã chuyển, ngày chuyển, phần còn lại trả khi nào | Đã cọc một phần, phần còn lại trả khi nhận phòng |
| 7. Huỷ, đổi ngày | Báo trước bao lâu thì thế nào, trường hợp thời tiết | Báo trước ba ngày được dời ngày giữ cọc |
| 8. Giờ giấc | Giờ nhận, giờ trả, giờ dự kiến đến | Đến khoảng bốn giờ chiều, trả phòng trước trưa |
Bạn không cần ghi số tiền cụ thể trong ví dụ ở đây; trong tin nhắn thật của mình thì nên ghi rõ con số đã thống nhất. Dòng nào không áp dụng (ví dụ không có trẻ em) thì bỏ, nhưng đừng bỏ dòng tiền cọc và dòng huỷ, đổi ngày.
Ai nên viết tin nhắn xác nhận: khách hay chủ nhà
Tốt nhất là chủ nhà gửi. Một số homestay có mẫu xác nhận sẵn, gửi cho khách sau khi nhận cọc. Đó là dấu hiệu tốt: họ làm việc có nề nếp. Khi nhận được, bạn đọc kỹ từng dòng, chỗ nào khác với điều đã nói thì hỏi lại ngay.
Nếu chủ nhà không gửi, bạn viết. Phần lớn homestay nhỏ không có mẫu. Khi đó bạn tự viết tám dòng, gửi vào cuộc trò chuyện, kèm câu "anh chị xem giúp em đúng chưa ạ". Viết lịch sự, gọn, không mang giọng ép buộc. Chủ nhà chỉ cần trả lời "đúng rồi" hoặc sửa chỗ sai.
Đừng chấp nhận "ừ, cứ lên đi". Câu trả lời mơ hồ không xác nhận được điều gì. Nếu chủ nhà bận, bạn có thể hỏi lại ngắn: "Vậy em ghi là đã gồm bữa sáng, báo trước ba ngày được dời ngày, anh chị đồng ý nhé?" Câu hỏi đóng như vậy dễ trả lời hơn một danh sách dài.
Giữ tin nhắn ở một chỗ. Đừng để phần thoả thuận nằm rải rác qua tin nhắn mạng xã hội, Zalo, tin nhắn điện thoại. Chọn một kênh, thường là Zalo, và nếu đã trao đổi ở kênh khác thì chép tóm tắt về kênh chính.
Những chỗ hay viết thiếu và hậu quả thường gặp
Thiếu tên phòng. Khu homestay có sáu phòng, ba phòng nhìn hồ. Bạn đặt "phòng nhìn hồ", đến nơi được xếp phòng nhìn hồ nhưng qua tán cây, chỉ thấy một khoảng nước nhỏ. Không ai sai hẳn, nhưng bạn không có căn cứ để xin đổi. Ghi tên hoặc vị trí cụ thể giải quyết được chuyện này.
Thiếu dòng "đã gồm". Lúc trả phòng mới biết bữa sáng, ấm trà buổi tối, củi sưởi đều tính riêng. Từng khoản không lớn nhưng cộng lại làm bạn khó chịu, và chủ nhà cũng khó xử vì họ tưởng khách đã biết.
Thiếu điều kiện thời tiết. Vùng hồ Tà Đùng có mùa mưa, có những ngày mưa to kéo dài, đường đất vào nhiều homestay trơn, có đoạn đường đèo có thể sạt sau mưa lớn. Nếu tin nhắn không nói gì về trường hợp này, khi phải hoãn chuyến bạn chỉ còn trông vào thiện chí của chủ nhà.
Thiếu giờ đến. Bạn đến lúc tám giờ tối, chủ nhà đã đi ngủ vì nghĩ khách đến chiều; hoặc bữa tối đặt trước đã nguội. Một dòng giờ đến dự kiến, cộng một tin nhắn báo khi bị trễ, tránh được cả hai.
Khi chủ nhà trả lời khác với điều bạn nghĩ
Có lúc bạn gửi tám dòng và nhận lại một câu sửa: "Bữa sáng tính riêng em nhé" hoặc "Cọc thì không hoàn đâu". Đừng vội bực. Đó chính là lý do phải viết ra: phát hiện bất đồng trước khi đi thì vẫn còn đường chọn. Làm như sau:
- Đọc kỹ chỗ khác biệt, xác định nó có quan trọng với bạn không. Bữa sáng tính riêng có khi chỉ là chuyện nhỏ; cọc không hoàn trong mùa mưa thì đáng cân nhắc.
- Hỏi lại cho rõ, giọng bình thường: "Lúc gọi em hiểu là…, giờ anh chị nói là…, em ghi lại theo ý anh chị nhé."
- Nếu chấp nhận được, sửa dòng đó trong tin nhắn xác nhận và xin chủ nhà đồng ý lần nữa.
- Nếu không chấp nhận được và chưa chuyển cọc, cảm ơn và tìm nơi khác.
- Nếu đã chuyển cọc rồi, nói rõ điều bạn đã hiểu lúc chuyển, đề nghị một cách giải quyết ở giữa (dời ngày thay vì huỷ, hoàn một phần), và giữ toàn bộ tin nhắn.
Phần lớn trường hợp dừng ở bước hai hoặc ba. Chủ homestay nhỏ thường sống bằng lời giới thiệu của khách cũ, nên họ có lý do để tìm cách giải quyết êm thấm.
Mẫu một tin nhắn xác nhận viết liền
Nếu bạn thích viết thành một đoạn thay vì liệt kê, có thể viết kiểu sau (thông tin trong mẫu là giả định): "Dạ em xác nhận lại đặt phòng ạ. Em là Hùng, đi hai người lớn. Nhận phòng chiều thứ Bảy, trả trưa Chủ nhật, một đêm, phòng gỗ có ban công nhìn hồ ở dãy trên như ảnh anh gửi. Giá như anh báo, đã gồm bữa sáng hai người, bữa tối em đặt thêm. Em đã chuyển cọc lúc chín giờ sáng nay, phần còn lại em trả khi nhận phòng. Nếu mưa lớn hay đường xấu không lên được, em báo trước hai ngày thì được dời sang cuối tuần khác. Em đến khoảng bốn giờ chiều. Anh xem giúp em đúng chưa ạ."
Nếu người đến ở là ông bà, bố mẹ và bạn là người đặt giúp, mẫu này càng hữu ích: người đến ở chỉ cần đưa màn hình cho chủ nhà xem là hai bên hiểu nhau ngay, không phải gọi qua lại giữa ba bốn người trong lúc sóng vùng hồ chập chờn.
Đoạn này dài vừa một màn hình điện thoại, đọc một lần là hiểu, không có chữ nào mang tính ràng buộc gay gắt. Chủ nhà chỉ cần trả lời "đúng rồi em" là xong.
Sau đó, chụp màn hình cuộc trò chuyện gồm tin nhắn xác nhận, câu trả lời và biên lai chuyển khoản, lưu vào một thư mục ảnh riêng. Vùng hồ có những chỗ không có sóng; khi cần đối chiếu lúc nhận phòng, ảnh chụp sẵn trong máy dùng được ngay mà không phải chờ tải tin nhắn.
Xác nhận khi đặt nhiều đêm, nhiều phòng hoặc đặt thêm dịch vụ
Khi bạn ở hai ba đêm hay đặt hai phòng cho hai cặp, tám dòng ở trên vẫn đủ, nhưng nên tách rõ từng phần. Ghi từng phòng với số người của phòng đó, ghi rõ đêm nào ở phòng nào nếu có đổi phòng giữa chừng (chuyện hay gặp khi phòng nhìn hồ chỉ trống một đêm). Ghi tổng tiền theo từng phòng rồi mới cộng, để khi một người trong nhóm không đi được, cả hai bên biết phần nào bị ảnh hưởng.
Nếu đặt thêm dịch vụ qua chủ nhà như bữa tối, đưa đón từ điểm xuống xe, thuê thuyền ra đảo, hãy ghi thành dòng riêng: dịch vụ gì, ngày nào, cho bao nhiêu người, trả tiền lúc nào, huỷ thì sao. Dịch vụ thuyền hay đưa đón nhiều khi do người khác trong thôn làm, chủ nhà chỉ gọi giúp; biết điều đó để hiểu vì sao điều kiện huỷ của từng dịch vụ có thể khác điều kiện của phòng.
Với đặt dài ngày (từ một tuần trở lên), nên hỏi thêm cách tính tiền điện nếu dùng nhiều, dọn phòng bao lâu một lần, thay chăn ga thế nào, và ghi vào xác nhận. Thời gian ở dài làm những chuyện nhỏ này trở thành chuyện lớn nếu không nói trước.
Dùng tin nhắn xác nhận lúc nhận phòng và trả phòng
Lúc nhận phòng. Mở lại tin nhắn xác nhận, nhìn nhanh phòng được giao có đúng tên, đúng vị trí không. Nếu khác, nói ngay lúc đó, nhẹ nhàng, chỉ vào dòng đã thống nhất. Đổi phòng lúc vừa đến dễ hơn nhiều so với sau khi bạn đã bày đồ ra và ngủ một đêm.
Trong khi ở. Nếu phát sinh thêm (thêm người, thêm bữa, thêm đêm), nhắn một dòng bổ sung vào cùng cuộc trò chuyện. Không cần trịnh trọng; chỉ cần có chữ để lúc trả phòng hai bên cộng cùng một con số.
Lúc trả phòng. Khi chủ nhà đưa con số cuối cùng, đối chiếu với tổng ghi trong xác nhận cộng các dòng bổ sung, trừ phần cọc đã chuyển. Nếu có khoản lạ, hỏi đó là khoản gì. Phần lớn chỉ là nhầm lẫn khi cộng tay và được sửa ngay.
Sau chuyến đi. Giữ cuộc trò chuyện ít nhất vài tuần. Nếu sau đó cần hoá đơn, cần xác nhận cho cơ quan, hay muốn đặt lại lần sau, mọi thứ còn nguyên ở đó.
Câu hỏi thường gặp
Đặt homestay có cần làm hợp đồng không?
Với kỳ nghỉ một vài đêm ở homestay nhỏ, gần như không ai làm hợp đồng giấy. Một tin nhắn xác nhận đủ các dòng chính, có câu đồng ý của chủ nhà, kèm biên lai chuyển cọc, là đủ làm căn cứ. Đặt cho cơ quan hay đặt dài ngày thì có thể xin thêm giấy xác nhận.
Tin nhắn Zalo có giá trị làm bằng chứng không?
Tin nhắn điện tử được pháp luật Việt Nam thừa nhận như một hình thức thể hiện giao dịch, và thường là căn cứ để hai bên đối chiếu khi có bất đồng. Hãy giữ nguyên cuộc trò chuyện, không xoá, và chụp lại những đoạn quan trọng kèm ngày giờ.
Chủ homestay không trả lời tin nhắn xác nhận thì sao?
Nhắc lại một lần bằng câu hỏi ngắn có thể trả lời bằng một chữ, ví dụ hỏi đã đúng chưa. Nếu vẫn im lặng, gọi điện rồi nhắn lại tóm tắt nội dung cuộc gọi. Chưa có xác nhận thì chưa nên chuyển phần tiền lớn hơn mức cọc.
Có nên ghi điều kiện thời tiết vào xác nhận đặt phòng?
Nên, nhất là khi đi vào mùa mưa. Ghi rõ nếu mưa lớn hay đường lên bị ảnh hưởng thì báo trước bao lâu được dời ngày hoặc hoàn cọc. Không ghi thì khi phải hoãn, mọi chuyện chỉ còn dựa vào thiện chí của chủ nhà.
Đặt hộ người khác thì tin nhắn xác nhận ghi tên ai?
Ghi cả hai: tên bạn là người đặt và chuyển cọc, tên cùng số liên lạc của người sẽ đến ở. Gửi bản xác nhận cho người đi để họ đưa ra khi nhận phòng. Như vậy chủ nhà biết ai đến, còn người đi biết đã thoả thuận những gì.
Nên lưu tin nhắn xác nhận đặt phòng thế nào?
Chụp màn hình phần xác nhận, câu đồng ý của chủ nhà và biên lai chuyển cọc, lưu vào một thư mục ảnh riêng trong máy. Ở vùng hồ có chỗ không có sóng, ảnh chụp sẵn mở được ngay khi cần đối chiếu lúc nhận phòng.